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El programa
Gestión y análisis
Lo que necesita quien lleva el almacén: saber qué pedir, cuánto vale lo que hay, facturar, y tener en regla a las personas, las máquinas y los camiones.
Reposición
Cada producto puede tener un stock mínimo, en cajas. Si lo disponible (lo que hay menos lo reservado) baja de ahí, salta una alerta. Además, el programa calcula la rotura prevista: con lo que se ha vendido de media en los últimos 60 días, cuándo se agotará, y avisa si será antes de que pueda llegar un pedido nuevo al plazo del proveedor.
La pantalla de reaprovisionamiento propone cuánto pedir, en palets completos, y con un botón prepara los pedidos de compra en borrador, agrupados por proveedor.
Informes
| Informe | Qué responde |
|---|---|
| Kardex | Todo lo que le ha pasado a un producto, con su saldo después de cada movimiento. |
| Actividad | Qué se movió cada día y quién lo hizo. |
| Stock a una fecha | Qué había en el almacén un día concreto del pasado. |
| Pedidos | Los pedidos preparados y cuánto se tardó en prepararlos. |
| Valoración | Cuánto vale el inventario: al coste real de cada palet, al coste medio o, si no hay coste, a tarifa, avisando. |
| Rentabilidad | Ventas menos coste de lo vendido y gastos. |
| Gastos | Los gastos generales por categoría. |
Todos se descargan en un CSV que Excel abre bien a la primera, con punto y coma y coma decimal.
Facturación y VeriFactu
- Una factura agrupa varios albaranes del mismo cliente, y un albarán no se puede facturar dos veces.
- La numeración es correlativa. Una factura emitida no cambia de importes: se anula y se emite otra.
- Las facturas vencidas se marcan solas, y las devoluciones generan su factura rectificativa.
VeriFactu es el sistema de la Agencia Tributaria para que las facturas no se puedan alterar. Cada factura emitida genera un registro encadenado con el anterior mediante una huella digital, y lleva un QR con el que cualquiera puede cotejarla en la sede de la AEAT. El envío de los registros a la Agencia necesita el certificado digital de la empresa, así que se activa en cada instalación real.
Personal
Hay tres papeles: operario (el trabajo de campo: ubicar, preparar, contar), jefe de almacén (además compras, informes y personal) y administrador (además usuarios y configuración). Cada uno ve lo que necesita: al operario no se le enseña el dinero.
Cada persona tiene su ficha con zona, turno y carnés. El programa avisa 30 días antes de que caduque un carné y enseña la actividad de cada persona: movimientos, pedidos preparados y líneas por hora.
Maquinaria
- Cada carretilla o transpaleta tiene su código (
MAQ-001) y su QR para cogerla desde el móvil. - Sin el carné en vigor, no se puede coger. Antes de arrancar hay cinco comprobaciones, y si algo está mal, la máquina no sale y queda en mantenimiento.
- Las revisiones se programan por horas de uso o por meses, y manda la que llegue antes.
- El consumo se compara entre repostajes con la media de la máquina, y avisa si sube más de un 25%.
Transportistas
Cada empresa de transporte tiene sus camiones y sus conductores, con sus papeles y sus caducidades (ITV, seguro, CAP). Al cargar un pedido, el programa comprueba los del camión que tiene delante y avisa de lo que no está en regla.
Alertas
Todo lo anterior acaba en la campana del panel: stock bajo mínimo, rotura prevista, carnés que caducan, incidencias, revisiones y consumo de las máquinas, y papeles de transporte. Lo que cambia cuando alguien actúa se revisa en el mismo momento; lo que cambia solo con el paso del tiempo, cada día.